コラム

column

【第四話】
マイナンバーの保管方法

前回のまでのあらすじ

4つの安全管理措置を理解した総務課長さん。
懸念しているセキュリティー等に関する内容について調べなければなりました。そのセキュリティの内容とは?

マイナンバーを安全に管理するためには、4つの措置が重要であると理解しました。

人的措置である、「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」に関しては、組織体制を構築し管理責任者も決まっているので、 次に課題となるは、サーバーやセキュリティーといった物理的な措置である「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」です。

マイナンバーを何で保管するのか?

一昔前であれば、社員の情報等は紙の台帳で保管をしておりましたが、今では殆どの企業はデジタル化したデータで保管している所が多いと思います。

紙が悪いと言っている訳ではありません。 企業の中には、マイナンバーを紙で保管しているところもあるでしょう。 ただし、「物理的安全管理措置」「技術的安全管理措置」考慮した場合、紙で保管する場合は幾つか注意すべき点があります。

紙で保管する場合のデメリット

デジタル化したデータであれば、何点経っても破損や劣化の心配はありありませんが、紙の場合は、水や汚れに弱く、経年劣化等により破損しやすいという点です。

次に、不正取得の危険性が高いという点です。

デジタル化データでも紙でも保管する場所やサーバー等には物理的な鍵を掛ける必要があります。

これは、「物理的安全管理措置」に当たる部分ですが、紙の場合は「技術的安全管理措置」を施す事が出来ないのです。

デジタル化データの場合、流出してしまってもファイルにセキュリティーがかかっている為、情報を閲覧する事は出来ませんが、紙の場合は直ぐに閲覧できてしまいます。

さらには、コピー機などを使い何枚でもコピーする事が出来るのです。 また、紛失等の人的ミスによる流出も懸念されます。

このように、紙でマイナンバーを保管する際は、デジタル化データで保管するよりも多くのデメリットがあると理解しましょう。

マイナンバーはデジタル化データで保管する

マイナンバーは安全に管理するという事が大前提ですので、リスクは少しでも抑える事が肝心です。その為、デメリットの多い紙ではなく、デジタル化データでの保管を強くお勧めします。

マイナンバーをデジタル化データで保管する事に決めたわけですが、次はどの機器に保管するのかを決めなければいけません。パソコン・外付けのハードディスク・サーバー、色々な電子機器があります。

はたして、マイナンバーを唖然に保管するためには、どれが一番適しているのでしょうか。

窓口

電話番号

電話番号