コラム

column

【第九話】
マイナンバーは本当に消えたのか?

前回のまでのあらすじ

UTMと社内クラウドを本格的に導入をした総務課長さん。
運用途中にとある方から電話が。その内容とは寿退社した女性社員のマイナンバーを削除した内容を巡っての内容でした。その内容とは?

何度もご紹介していますが、私はマイナンバー入門センターのサイトから申し込みを行いシステムの導入を行いました。

発注から導入までとてもスームズに行え、担当者とのやり取りも迅速で丁寧なものでした。

私は、導入までの数日間、全社員に対してどのようにマイナンバーを管理するか説明をし理解を求めました。

直接マイナンバーを取り扱う担当者には、社内ルールの徹底と、いざという時の対応策を徹底させています。

システムの導入から数週間経ちました。

今のところ問題なく運用され、マイナンバーは安全に保管されています。

順調に運用され軌道に乗ったその時、ある問題が発生したのです。

それは、私が日課となったクラウドのアクセスログ監視をしていた時です。 私宛に一本の電話が掛かって来ました。

相手は、国民健康保険課の担当者で、内容は先日退社した女性社員の保険記録についての確認でした。

実は、システムを導入して直ぐに寿退社した女性社員がおり、私は彼女のデータを速やかに削除するよう事務と人事の担当者へ指示を出していました。

年金や社会保険の手続きも終わらせてたので、その旨を電話先の相手へと伝えました。

確認という事だったので、これで話はお話だと思っていましたが、「データを削除した証拠はありますか?」と言ってきたのです。

私は、データを削除したことをもう一度伝え、確認したければ実際に見て欲しいとも伝えましたが証拠が無い以上は確認できないの一点張り。

困り果てた私は、顔を上げパソコンの画面を見つめました。

そこには、先程まで作業をしていたクラウドのアクセスログが映しだされています。

私はふと、アクセスログにはデータを更新・削除した記録も残されている事を思い出し、日付を元に、データを削除したログを見つけました。

それには、データを削除した担当者の情報と、削除されたデータの詳細が残っていたのです。

ログの事を伝えると、国民健康保険課の担当者へと伝えるとそのデータを送って欲しいとの事。

私はログのデータをまとめ、メールを送り確認を取ってもらう事に。 結果は、問題無く確認は終了しましたと伝えられました。

これは、後から知ったことなのですが、退社などにより社員のマイナンバーや関連データを削除した場合は、削除したログが証拠として使われる場合があるそうです。

責任者である私の落ち度であり、本来ならば知らなければいけないことだったのですが、システムがログを保管していたおかげで助かりました。

システムを導入してすぐに、UTMと社内クラウドの有用性を身をもって体験することになりました。

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